En estos tiempos de pandemia y el home office, hoy la Universidad Autónoma de Campeche da un paso importante en la simplificación administrativa de su proceso de correspondencia, transitando del papel a lo digital, enfatizó el Rector José Román Ruiz Carrillo, tras la presentación del Sistema de Gestión Documental, que además de facilitar el proceso de correspondencia institucional permitirá un ahorro presupuestario.
El Rector de la UAC, Ruiz Carrillo mencionó que los sistemas de correspondencia, se centran en llevar el control de los documentos entrantes a la organización, así como a quien se le turna para su atención, pero no contemplan el ciclo de vida que tiene un documento, que concluye en su respuesta al ente que solicita.
“Actualmente todo el proceso que se realiza es de manera manual y física, es decir en papel, no se promueve el intercambio de información electrónica, para generación, seguimiento y control de los documentos”, indicó.
Recordó que en el mes de junio de 2020, se gestionó y firmó un convenio de colaboración con la Secretaría de Administración e Innovación Gubernamental del Poder Ejecutivo del Estado, a través del cual el Gobierno del Estado compartió un software con la Universidad para la simplificación de los trámites administrativos, automatización de los procesos, creación de expedientes de operación, estandarización de los flujos de datos y la mejora de la calidad de los servicios de correspondencia.
Cabe destacar que dicho software denominado “Sistema de Gestión Documental Electrónica” fue adaptado a las necesidades de la UAC a través de la Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI).
“El motivo que hoy nos reúne es precisamente poner en operación este sistema en cada una de las dependencias universitarias, para con ello agilizar nuestros procesos y asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, para facilitar su consulta, conservación y seguimiento”, recalcó.
Asimismo, Ruiz Carrillo puntualizó que, “el éxito de este sistema solo será posible si cada uno de nosotros colabora con disposición y voluntad, por ello los exhorto a seguir las recomendaciones de la DGTI y a consultar con ellos sus dudas u observaciones”.
Paso importante
Por su parte, el Director General de Tecnologías de la Información, destacó que es muy importante para la Universidad contar con el Sistema de Gestión Documental, sobre todo, en estos tiempos de pandemia y el home office, así como para tener ese control ordenado, clasificado y disponible.
Para concluir dijo que “lo que ganamos con todo esto es la simplificación de los trámites administrativos, la estandarización de los flujos de datos, reducción de gastos y mejora la calidad del trabajo, una base de datos eficiente, y nos ayudará a manejar el cero papel, al ser una Universidad comprometida con el desarrollo sustentable”.
El acto contó con la presencia de Fernando Medina Blum, Secretario General de la Máxima Casa de Estudios; Laura Jacqueline Dzib Miranda, Directora General de Planeación y Calidad; Luis Joaquín Uribe Gutiérrez, Director General de Tecnologías de la Información; Román Díaz Tamayo, Director de Finanzas; Ricardo Granados Pérez, Director General de Servicios Administrativos, y de manera virtual de directores académicos y administrativos. (Información de prensa)
